Cómo gestionar aforos y reservas
de actividades turísticas (2026)
Controla cupos, guías asignados y actividades en varios idiomas desde tu propia web. Sin pagar comisión a Bokun ni a Viator en cada reserva.
¿Qué necesita el software de un operador de turismo activo que no tienen otros sectores?
Un operador de turismo activo no gestiona citas individuales como una peluquería: gestiona cupos, grupos, guías y salidas. Eso exige funcionalidades específicas que un software de citas genérico no tiene por defecto.
Las necesidades diferenciales de un operador de turismo activo son cinco: control de aforo máximo por salida, asignación de guías con disponibilidades propias, actividades en varios idiomas con cupos separados, cobro anticipado para grupos y la posibilidad de recibir reservas directas desde la web propia sin ceder comisión a intermediarios como Viator o GetYourGuide.
"Con la agenda en papel y por teléfono llegamos a doblar salidas por error porque no teníamos control de plazas en tiempo real. Desde que usamos Agenda de Reservas, el cupo se actualiza solo y nunca hemos vuelto a sobrepasar el aforo."
— Marta F., operadora de kayak y senderismo, Costa Brava (cliente de Agenda de Reservas)
El software de reservas para turismo activo de Agenda de Reservas incluye estas funcionalidades en el plan Turismo (29€/mes), sin módulos adicionales de pago ni comisión por reserva.
¿Cómo configurar aforos y cupos por actividad?
Configura el aforo máximo directamente en la ficha de cada actividad. Cuando una reserva se confirma, el sistema descuenta las plazas del cupo disponible en tiempo real y cierra la inscripción automáticamente al alcanzar el límite.
El proceso de configuración es sencillo:
- Ve a Actividades en tu panel y crea o edita la actividad.
- En el campo Aforo máximo, introduce el número máximo de participantes por salida.
- Opcional: activa el aviso de "Últimas plazas" cuando quede un porcentaje configurable del cupo (por ejemplo, el 20%).
- Opcional: define un mínimo de participantes por salida; si no se alcanza antes de X horas, el sistema puede notificarte para decidir si cancelas o confirmas.
- Programa las fechas y horas de salida disponibles: cada slot hereda el aforo de la actividad.
Para actividades con cupos muy reducidos —rutas de alta montaña, espeleología, barranquismo— el aforo limitado es además un argumento de venta: el aviso de "plazas limitadas" visible en el widget de reserva crea urgencia y acelera la conversión.
100%
Control de plazas en tiempo real, sin solapamientos
0
Salidas con sobreaforo gracias al cierre automático
< 5 min
Tiempo de configuración de aforo por actividad
¿Cómo gestionar actividades en varios idiomas y con guías asignados?
El enfoque más práctico es crear una variante de la actividad por idioma (por ejemplo, "Ruta kayak — Español" y "Kayak tour — English") con sus propios cupos, horarios y guía asignado. El cliente elige idioma desde el primer paso de la reserva, sin confusión.
Para la asignación de guías, cada miembro del equipo tiene un perfil en el sistema con los idiomas en que puede conducir la actividad y sus días de disponibilidad. Al programar una salida, asignas el guía disponible para esa fecha; el sistema bloquea esa franja en su agenda y genera automáticamente su lista de participantes (manifest).
Gestión de idiomas
- Actividades duplicadas por idioma con cupos independientes
- Widget de reserva muestra solo los idiomas disponibles en esa fecha
- Confirmaciones de reserva al cliente en el idioma elegido
- Estadísticas de demanda por idioma para ajustar salidas
Gestión de guías
- Perfil por guía con disponibilidad y idiomas habilitados
- Asignación manual de guía al programar cada salida
- Bloqueo automático de la franja en la agenda del guía
- Manifest de participantes exportable por guía y fecha
¿Cuánto cobra Bokun de comisión y cuándo deja de compensar?
Bokun cobra 49 USD al mes (aproximadamente 46€ al cambio actual) más una comisión del 1,5% sobre cada reserva procesada a través de su sistema. Para un operador con 100 reservas al mes a un precio medio de 50€, eso supone unos 121 USD mensuales —más del doble que los 29€ fijos del plan Turismo de Agenda de Reservas. La comisión deja de compensar desde la primera reserva: cuantas más reserves, más te cuesta Bokun.
| Característica | Bokun | Agenda de Reservas |
|---|---|---|
| Precio mensual | 49 USD/mes (~46€) | 29€/mes fijo |
| Comisión por reserva online | 1,5% por reserva | 0% — sin comisiones |
| Coste real (100 reservas × 50€) | ~121 USD (~113€) | 29€ — siempre igual |
| Aforos configurables por actividad | Sí, completo | Sí, completo |
| Actividades en varios idiomas | Sí | Sí (variantes por idioma) |
| Guías asignados por salida | Sí | Sí |
| Channel manager (Viator/GYG) | Sí (integración directa) | No (reserva directa) |
| RGPD / servidores UE | No (empresa islandesa, servidores fuera UE) | Sí — alojado en UE, RGPD completo |
| Soporte en español | Principalmente en inglés | Sí — chat y email en español, <2 h |
| Moneda de cobro | USD (riesgo de cambio) | EUR — precio estable |
| WhatsApp recordatorios | No | Sí (add-on +8€/mes) |
Precios de Bokun verificados en junio 2026. El tipo de cambio USD/EUR varía; precio de Agenda de Reservas fijo en euros sin fluctuación. Ver la comparativa Bokun vs Agenda de Reservas completa.
¿Cuándo tiene sentido quedarse en Bokun?
Bokun aporta valor real si dependes de los canales (Viator, GetYourGuide, Airbnb Experiences) para más del 60% de tus reservas y necesitas sincronizar disponibilidad en tiempo real con esos canales. Su channel manager es el más completo del mercado para ese caso.
En cambio, si recibes la mayoría de reservas desde tu propia web o quieres reducir esa dependencia, Bokun añade coste variable que crece con tu éxito. Con Agenda de Reservas, cuantas más reservas recibes, más ahorro supone la cuota fija.
¿Cómo gestionar las comisiones de canales externos (Viator, Airbnb Experiences)?
La estrategia que funciona para operadores de turismo activo en España es usar los canales como escaparate de captación de nuevos clientes y convertirlos en reservas directas desde la segunda compra. Viator y GetYourGuide cobran entre el 20% y el 30% de comisión; Airbnb Experiences, entre el 20% y el 25%. Son porcentajes que erosionan el margen de actividades de precio medio-bajo.
La táctica es sencilla: cuando un cliente reserva por Viator, recoge sus datos de contacto (cumpliendo el RGPD) y, al final de la actividad o en el email de seguimiento, le das a conocer tu web de reservas directa. Si la experiencia ha sido buena, la mayoría vuelve por tu canal en la siguiente visita o te recomienda a conocidos, quienes ya reservan directamente.
| Canal | Comisión típica | Coste en una actividad de 60€ | Estrategia recomendada |
|---|---|---|---|
| Viator | 20–25% | 12–15€ por persona | Captación; reconvertir a directa |
| GetYourGuide | 20–30% | 12–18€ por persona | Captación; reconvertir a directa |
| Airbnb Experiences | 20% | 12€ por persona | Captación; fidelizar en tu canal |
| Reserva directa (tu web) | 0% | 0€ por persona | Objetivo a largo plazo |
Consulta la guía sobre cómo reducir ausencias en actividades para complementar esta estrategia con recordatorios automáticos que también bajan la tasa de no-show en reservas directas.
¿Cuánto cuesta tener un sistema de reservas propio para turismo activo?
El plan Turismo desde 29€/mes de Agenda de Reservas incluye todas las funcionalidades específicas para turismo activo: aforos por actividad, guías asignados, variantes de idioma, cobro anticipado y recordatorios automáticos. Sin límite de actividades ni de guías. Sin comisión por reserva.
Plan Turismo
29€/mes
Precio único, sin comisiones
- Actividades con aforo configurable
- Guías asignados por salida
- Variantes por idioma
- Cobro anticipado y depósitos
- Recordatorios email automáticos
- Manifest de participantes
- Soporte en español
Add-on WhatsApp Business
+8€/mes
Opcional, se añade al plan Turismo
- Recordatorios por WhatsApp
- Confirmaciones automáticas
- Tasa apertura >90%
- API oficial de Meta
Total máximo con WhatsApp
37€/mes
Plan Turismo completo
Sin comisiones por reserva. Sin límite de actividades ni de guías. Sin permanencia. Comparado con Bokun a 100 reservas/mes de 50€, el ahorro supera los 1.000€ anuales.
Ver comparativa Bokun vs Agenda de Reservas con cálculo detallado.
Lista de implementación para tu negocio de turismo activo
- 1. Registrarte en Agenda de Reservas (prueba gratis 14 días, sin tarjeta)
- 2. Crear el catálogo de actividades con duración, precio y aforo máximo
- 3. Dar de alta a cada guía con sus disponibilidades e idiomas
- 4. Configurar las salidas por fecha asignando guía y horario
- 5. Activar el cobro anticipado para grupos y actividades de cupo reducido
- 6. Publicar el widget de reserva en tu web propia
- 7. Conectar el enlace de reserva en tus perfiles de redes sociales y Google Business
- 8. Configurar recordatorios automáticos para reducir no-shows
- 9. Revisar semanalmente las estadísticas de ocupación por actividad e idioma
Preguntas frecuentes sobre software de reservas para turismo activo
¿Puedo tener distintos precios por idioma o temporada?
¿Cómo gestiono los pagos anticipados para grupos?
¿El software se integra con Viator o GetYourGuide?
¿Funciona para rutas de senderismo con cupos por fecha?
Controla tus aforos y tus márgenes desde hoy
14 días de prueba gratuita. Sin tarjeta de crédito. Configuración guiada en menos de 45 minutos con soporte en español incluido.
Plan Turismo 29€/mes · Sin comisiones · Soporte en español · RGPD europeo